Privacy Policy SafeGuest – Clienti e Strutture
Ultimo aggiornamento: 17 settembre 2026
La presente informativa descrive le modalità con cui Nova Service FCO S.r.l. tratta i dati personali dei clienti, delle strutture ricettive e dei relativi utenti autorizzati che utilizzano il servizio SafeGuest, il sito, la dashboard e i servizi di assistenza.
L’informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Nova Service FCO S.r.l.
Via della Foce Micina 10/L
00054 Fiumicino (RM) – Italia
P.IVA IT17857241008
E-mail: info@safeguest.it
2. Ambito dell’informativa
La presente Privacy Policy riguarda i dati personali trattati da Nova Service FCO S.r.l. in relazione a:
* registrazione e gestione delle strutture clienti SafeGuest;
* creazione e gestione degli account;
* utilizzo della dashboard SafeGuest;
* installazione e gestione dei gateway;
* assistenza tecnica;
* comunicazioni amministrative e operative;
* gestione del rapporto contrattuale;
* fatturazione e adempimenti amministrativi;
* sicurezza della piattaforma;
* gestione delle richieste degli interessati.
La presente informativa non disciplina specificamente il trattamento dei dati degli ospiti che accedono alla rete Wi-Fi attraverso il Captive Portal SafeGuest, per i quali viene resa un’apposita informativa.
3. Dati personali trattati
A seconda del rapporto con SafeGuest e delle funzionalità utilizzate, possono essere trattate le seguenti categorie di dati.
Dati identificativi e di contatto
Possono comprendere:
* nome e cognome;
* indirizzo e-mail;
* numero di telefono;
* ruolo o funzione ricoperta;
* struttura o società di appartenenza.
Dati della struttura
Possono comprendere:
* denominazione della struttura;
* ragione sociale;
* indirizzo;
* dati fiscali;
* riferimenti amministrativi;
* contatti della struttura;
* informazioni necessarie alla configurazione del servizio.
Dati relativi all’account
Possono comprendere:
* identificativo dell’account;
* ruolo e autorizzazioni;
* data di creazione;
* accessi alla piattaforma;
* attività amministrative rilevanti;
* informazioni relative alla sicurezza dell’account.
Le password vengono gestite mediante sistemi di protezione adeguati e non sono conservate in forma direttamente leggibile.
Dati tecnici
Durante l’utilizzo di SafeGuest possono essere trattati dati tecnici quali:
* indirizzo IP;
* data e ora degli accessi;
* browser e dispositivo utilizzato;
* log tecnici e di sicurezza;
* identificativi dei gateway;
* stato dei dispositivi;
* versioni software;
* informazioni diagnostiche;
* eventi e anomalie tecniche.
Dati relativi all’assistenza
Quando viene richiesta assistenza possono essere trattati:
* comunicazioni con il cliente;
* descrizione del problema;
* informazioni tecniche;
* log diagnostici;
* attività effettuate per la risoluzione del problema.
4. Finalità e basi giuridiche
Fornitura del servizio SafeGuest
I dati vengono trattati per:
* creare e gestire l’account;
* configurare la struttura;
* fornire la dashboard;
* gestire gateway e servizi associati;
* fornire le funzionalità previste dal piano sottoscritto.
La base giuridica è l’esecuzione del contratto o l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR.
Assistenza tecnica
I dati possono essere utilizzati per fornire assistenza, effettuare diagnosi, risolvere anomalie e gestire richieste relative al servizio.
La base giuridica è l’esecuzione del rapporto contrattuale e, quando applicabile, il legittimo interesse del Titolare a garantire sicurezza, continuità e corretto funzionamento del servizio.
Amministrazione e fatturazione
I dati possono essere trattati per:
* emissione e gestione delle fatture;
* gestione dei pagamenti;
* contabilità;
* adempimenti fiscali;
* altri obblighi previsti dalla legge.
Le basi giuridiche sono l’esecuzione del contratto e l’adempimento di obblighi legali.
Sicurezza della piattaforma
Nova Service FCO S.r.l. può trattare dati tecnici e log per:
* prevenire accessi non autorizzati;
* rilevare attività anomale;
* contrastare abusi;
* proteggere account e infrastruttura;
* diagnosticare problemi tecnici;
* garantire l’integrità e la disponibilità del servizio.
La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei propri sistemi, della piattaforma e dei clienti, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR.
Adempimento di obblighi legali
I dati possono essere trattati quando necessario per adempiere a obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti delle autorità competenti.
La base giuridica è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR.
5. Conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, attivazione e gestione del servizio è necessario per instaurare e gestire il rapporto con SafeGuest.
Il mancato conferimento dei dati indispensabili può rendere impossibile l’attivazione o la fornitura del servizio.
6. Modalità del trattamento
I dati personali sono trattati mediante strumenti informatici e, quando necessario, mediante procedure organizzative adeguate alle finalità indicate nella presente informativa.
Nova Service FCO S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative finalizzate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, alterazione o divulgazione indebita.
L’accesso ai dati è limitato ai soggetti che ne abbiano necessità per lo svolgimento delle proprie attività.
7. Destinatari dei dati
I dati personali possono essere trattati da personale e collaboratori autorizzati da Nova Service FCO S.r.l.
Possono inoltre essere comunicati, nella misura necessaria, a soggetti esterni che forniscono servizi funzionali all’attività SafeGuest, quali:
* fornitori di hosting e infrastrutture cloud;
* fornitori di servizi informatici;
* fornitori di servizi di comunicazione;
* fornitori di servizi e-mail;
* fornitori di servizi SMS e messaggistica;
* consulenti amministrativi, fiscali o legali;
* fornitori di sistemi di pagamento, ove utilizzati.
Quando previsto dalla normativa, tali soggetti operano quali responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.
I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità competenti quando previsto dalla legge.
I dati personali non vengono diffusi pubblicamente salvo che ciò sia richiesto dall’interessato o necessario per una specifica funzionalità del servizio.
8. Fornitori e servizi di terze parti
Alcune funzionalità SafeGuest possono utilizzare servizi forniti da soggetti terzi, anche per comunicazioni, hosting, sicurezza, SMS, WhatsApp o altri servizi tecnologici.
L’utilizzo di tali servizi avviene limitatamente a quanto necessario alla fornitura delle funzionalità richieste.
Nova Service FCO S.r.l. seleziona i propri fornitori tenendo conto, tra gli altri elementi, delle garanzie offerte in materia di protezione e sicurezza dei dati personali.
9. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori tecnologici utilizzati da SafeGuest potrebbero trattare dati personali in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
In tali circostanze Nova Service FCO S.r.l. adotta, quando richiesto, le garanzie previste dal GDPR per i trasferimenti internazionali di dati personali, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dalla normativa applicabile.
10. Periodo di conservazione
I dati personali vengono conservati per il periodo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.
In particolare:
* i dati relativi all’account vengono normalmente conservati per la durata del rapporto contrattuale;
* i dati amministrativi e fiscali vengono conservati per i periodi previsti dalla normativa applicabile;
* i dati relativi all’assistenza vengono conservati per il periodo necessario alla gestione della richiesta e alle eventuali esigenze successive;
* i log tecnici e di sicurezza vengono conservati per un periodo proporzionato alle esigenze di sicurezza, diagnosi e tutela della piattaforma.
Alla cessazione del rapporto, alcuni dati potranno essere conservati ulteriormente quando necessario per adempiere a obblighi legali o per l’accertamento, esercizio o difesa di un diritto.
11. Sicurezza dei dati
Nova Service FCO S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio con l’obiettivo di proteggere i dati personali trattati attraverso SafeGuest.
Le misure possono comprendere, in funzione dei sistemi interessati:
* controllo degli accessi;
* gestione delle autorizzazioni;
* protezione delle credenziali;
* registrazione degli eventi rilevanti;
* aggiornamento dei sistemi;
* monitoraggio tecnico;
* protezione delle comunicazioni;
* backup;
* procedure di gestione degli incidenti.
Nessun sistema informatico può tuttavia garantire un livello di sicurezza assoluto.
12. Dati degli ospiti delle strutture
SafeGuest può essere utilizzato dalle strutture clienti per gestire l’accesso degli ospiti alla rete Wi-Fi e per altre funzionalità collegate.
Tali attività possono comportare il trattamento di dati personali degli ospiti.
I ruoli privacy di Nova Service FCO S.r.l. e della Struttura devono essere determinati in funzione delle specifiche finalità e modalità del trattamento.
Quando Nova Service FCO S.r.l. tratta dati personali per conto della Struttura, il relativo trattamento può essere disciplinato da un accordo ai sensi dell’articolo 28 GDPR.
Agli ospiti viene resa una specifica informativa privacy relativa ai trattamenti effettuati attraverso il Captive Portal.
13. Decisioni automatizzate
Salvo diversa indicazione fornita in relazione a specifiche funzionalità, i dati personali trattati nell’ambito della presente informativa non sono utilizzati per decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull’interessato ai sensi dell’articolo 22 GDPR.
14. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i seguenti diritti:
* ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
* accedere ai propri dati personali;
* richiedere la rettifica dei dati inesatti;
* richiedere la cancellazione dei dati;
* richiedere la limitazione del trattamento;
* opporsi al trattamento nei casi previsti;
* richiedere la portabilità dei dati quando applicabile;
* revocare il consenso in qualsiasi momento quando il trattamento è basato sul consenso.
La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Le richieste possono essere inviate a:
info@safeguest.it
Nova Service FCO S.r.l. potrà richiedere le informazioni ragionevolmente necessarie per verificare l’identità del richiedente.
15. Reclamo all’Autorità di controllo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati personali.
In Italia l’autorità competente è il Garante per la protezione dei dati personali.
Resta fermo il diritto dell’interessato di utilizzare gli ulteriori strumenti di tutela previsti dalla normativa applicabile.
16. Modifiche alla Privacy Policy
La presente Privacy Policy può essere aggiornata nel tempo per tenere conto dell’evoluzione del servizio, delle tecnologie utilizzate o della normativa applicabile.
La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso SafeGuest con indicazione della data dell’ultimo aggiornamento.
In caso di modifiche sostanziali, Nova Service FCO S.r.l. adotterà, ove necessario, modalità adeguate per informare gli interessati.
17. Contatti
Per informazioni sulla presente Privacy Policy o per esercitare i propri diritti:
Nova Service FCO S.r.l.
Via della Foce Micina 10/L
00054 Fiumicino (RM) – Italia
P.IVA IT17857241008
E-mail: info@safeguest.it